1.6. Implicarea și relația noastră cu stakeholderii

Părțile interesate sunt definite ca orice grup de persoane sau orice persoană care influențează sau este afectată de activitatea organizației noastre sau care poate influența valorile organizației noastre.

Deoarece părțile interesate (interne și externe) fac parte din contextul în care organizația noastră își desfășoară activitatea, principalele părți interesate și interesele lor cu privire la organizație sunt identificate și sunt determinate obligațiile aferente.

Aceste obligații sunt luate în considerare pentru menținerea sistemului de management:

Grupuri / persoane / organizații care interacționează cu organizația;
Grupuri / persoane / organizații care au autoritate asupra organizației;
Grupuri / persoane / organizații care sunt influențate de organizație.

Domeniul de analiză și identificare a părților interesate ale companiei noastre este extrem de larg și variat, ca urmare, identificarea părților interesate s-a realizat prin segmentarea în funcție de intensitatea relației:

Zona centrală - relații continue (angajați, management, acționari etc.);
Zona externă - relații discontinue (on & off) (clienți, furnizori, vecini, asiguratori etc.);
Zona periferică - relații ocazionale (contextuale) (universități, asociații profesionale, ONG-uri etc.).

Am supus din nou analizei grupurile de părți interesate, ca parte a procesului de materialitate, în prima parte a anului 2023. Am identificat și evaluat riscurile și oportunitățile și în anul 2022, considerând atât analiza lanțului valoric cât și analiza nevoilor și așteptărilor părților interesate.

Ținând cont de nevoile specifice ale părților interesate identificate prin cartografierea hărții de interes - nevoi, cu acele grupuri cu influența medie și ridicată asupra organizației, Autonom dezvoltă activități specifice de implicare, creând în mod transparent parteneriate pe termen mediu și lung pentru înțelegerea nevoilor și așteptărilor reciproce.

Principalele grupuri de părți interesate	Tipul părților interesate interne/externe	Nivelul de interes în organizație (Scăzut, mediu, ridicat)	Nivel de putere/influență (Scăzut, Mediu, Ridicat)	Tipul de interacțiune dorit
Angajații agențiilor sau în funcții suport	Intern	Ridicat	Ridicat	Dialoguri intense, proces de implicare cu acțiuni specifice
Management	Intern	Ridicat	Ridicat	Dialoguri intense, proces de implicare cu acțiuni specifice
Acționari	Intern	Ridicat	Ridicat	Dialoguri intense, proces de implicare cu acțiuni specifice
Clienți	Extern	Ridicat	Ridicat	Dialoguri intense, proces de implicare cu acțiuni specifice
Furnizor de servicii / materiale directe/ utilități/altele	Extern	Ridicat	Ridicat	Dialoguri intense, proces de implicare cu acțiuni specifice
Investitor/Analist/ Reprezentant bancă/Companie de rating	Extern	Ridicat	Ridicat	Dialoguri intense, proces de implicare cu acțiuni specifice
Universități/Școli/ Grădinițe	Extern	Mediu	Mediu	Informare, comunicare și satisfacerea așteptărilor
ONG-uri internaționale/ locale/Asociații profesionale	Extern	Mediu	Mediu	Informare, comunicare și satisfacerea așteptărilor
Presă/mass-media /bloggeri-social media	Extern	Mediu	Mediu	Informare, comunicare și satisfacerea așteptărilor
Autorități publice/primării	Extern	Mediu	Scăzut	Informare
Vecini/proprietari spațiu închiriat de către companie	Extern	Mediu	Scăzut	Informare
Competitori	Extern	Mediu	Scăzut	Informare
Potențiali angajați	Extern	Mediu	Scăzut	Informare

Specific la nivelul anului 2022 am desfășurat următoarele activități de angajare și dialog care ne-au ajutat să implementăm oportunitățile din piață și să diminuăm unele riscuri care ne-ar fi afectat afacerea și obiectivele noastre strategice. Căutăm să construim relații strânse cu stakeholderii noștrii și încercăm să asigurăm un echilibru între operațiunile noastre și așteptările lor.

Implicarea Stakeholderilor externi

Întâlniri și vizite de lucru împreună cu diverși parteneri instituționali externi precum BERD și BEI. Cu Banca Europeană de Investiții am dezvoltat un dialog despre posibilitatea obținerii unei finanțări pentru a accelera procesul nostru de tranziție către o flotă mai verde, concretizat în împrumutul în valoare de 15 milioane euro obținut în toamna anului 2022. Am primit și vizita reprezentanților BERD pentru consolidarea relației și monitorizarea îndeplinirii obiectivelor asumate.
Întâlniri de business și dialog pentru o colaborare pe termen lung. Am continuat întâlnirile cu producătorii auto. La nivelul anului 2022 managementul organizației a avut întâlniri cu reprezentanți ai companiei Tesla pentru stabilirea parametrilor contractului aferent achiziției de mașini electrice.
Promovare directă către clienți a tranziției către o mobilitate verde. Am demarat și realizat diverse întâlniri și prezentări cu clienții despre tranziția către flote cu emisii mai scăzute.
Consultări și grupuri de lucru în diverse asociații și inițiative, cluburi de business locale.
Evaluarea satisfacției clienților, prin colectarea feedback-urilor directe și monitorizarea scorului NPS aferent principalelor servicii oferite.
Proiecte legate de comunitate, cu implicarea directă a angajaților.
Business Elite - evenimente dedicate comunităților de business locale.
Canale de comunicare social media. Răspundem la toate întrebările care sunt lansate pe aceste canale comunicând într-un mod eficient prin diferite mijloace și clarificăm aspecte cheie lansate de clienți sau alte părți interesate.
Chestionări și evaluări online cu privire la importanța și relevanța aspectelor materiale de sustenabilitate din perspectiva externă.

Implicarea Stakeholderilor interni

Inițiative interne de angajare și consultare angajați și management, sub forma de proiecte, training-uri și workshop-uri.
Culegere feedback intern la 3 luni de la angajare dar și la plecarea din organizație.
Chestionări și evaluări online cu privire la importanța și relevanța aspectelor materiale de sustenabilitate din perspectiva internă a angajaților.

De-a lungul consultărilor lansate în vederea analizării aspectelor materiale relevante din perspectiva internă și externă, respectiv pentru conturarea informațiilor aferente capitolului specific din Raportul de Sustenabilitate, am primit o serie de sugestii și recomandări din partea stakeholderilor noștri. O parte dintre acestea au fost considerate relevante și sunt în vederea Comitetului Strategic de Sustenabilitate, altele sunt deja cuprinse în diverse inițiative interne sau externe pe care le vom continua.

Pentru a avea o vedere de ansamblu mai structurată, le-am încadrat în categoriile aferente celor trei piloni ESG (Environment/Mediu, Social/Social, Governance/Guvernanță) dar nu am uitat să ținem cont și de încurajările primite de la respondenți.

Mediu
Reducerea emisiilor de CO_₂. Crearea de spații verzi la agențiile Autonom și implicarea în comunitatea locală pentru ecologie. Renunțarea completă la mașini cu combustibil tip Diesel, înlocuirea flotei de mașini cu cele electrice. Tranziția cât mai rapidă la mașini cu emisii 0 de GES și dezvoltarea unei rețele proprii de alimentare a lor (ex: stații de încărcare electrică, stații de alimentare cu hidrogen). Crearea sau participarea la programe de dezvoltare a infrastructurii pe mobilitate și micro mobilitate sustenabilă în spațiul urban. Implementarea unui program de Educație Ecologică în agențiile Autonom din țară (reducerea energiei, gestionarea deșeurilor la birou). Folosirea mai rară a autoturismelor, încurajarea mersului pe bicicletă sau pe jos. Educația partenerilor din lanțul de aprovizionare și a clienților în legătură cu importanța reducerii emisiilor de CO_₂. Oferta de produse de calitate pentru protejarea mediului și grija pentru utilizarea cât mai eficientă a resurselor naturale. Implicarea în programe majore de reîmpădurire. Atingerea neutralității climatice prin cumpărarea de certificate de carbon și/sau plantarea de cât mai mulți copaci. Planificarea și gestionarea reciclării pieselor uzate și a bateriilor uzate ale mașinilor electrice după înlocuirea lor. Producția de energie verde.

Social
Implicarea tuturor agențiilor Autonom în comunitatea locală pentru educație. Implementarea și susținerea de proiecte educaționale în școli pentru responsabilizarea elevilor privind protejarea mediului și conștientizarea impactului activităților omenești asupra mediului înconjurător și asupra calității vieții. Responsabilitatea socială privind copiii cu spectru autist, valorizarea copiilor supradotați - atenție și susținere pe termen lung! Organizarea și implicarea în evenimente sportive. Implicarea în păstrarea tradițiilor. Sporirea impactului constructiv asupra comunității prin colaborarea proactivă cu organizații partenere și cele cu care se află în competiție. Posibile povești de succes ale angajaților cu relevanță pentru cei aflați încă pe băncile școlii, vizite de lucru/job shadowing pentru elevi/liceeni. Investiții în proiecte ale comunității locale.

Social Social

Implicarea tuturor agențiilor Autonom în comunitatea locală pentru educație.
Implementarea și susținerea de proiecte educaționale în școli pentru responsabilizarea elevilor privind protejarea mediului și conștientizarea impactului activităților omenești asupra mediului înconjurător și asupra calității vieții.
Responsabilitatea socială privind copiii cu spectru autist, valorizarea copiilor supradotați - atenție și susținere pe termen lung!
Organizarea și implicarea în evenimente sportive.
Implicarea în păstrarea tradițiilor.
Sporirea impactului constructiv asupra comunității prin colaborarea proactivă cu organizații partenere și cele cu care se află în competiție.
Posibile povești de succes ale angajaților cu relevanță pentru cei aflați încă pe băncile școlii, vizite de lucru/job shadowing pentru elevi/liceeni.
Investiții în proiecte ale comunității locale.

Guvernanță - Economic
Digitalizare procese. Inițiative pentru sporirea transparenței legate de cultura și procesele interne. Oferte speciale de finanțări pentru mașini electrice și hibride. Campanii vânzare auto electrice clienților Leasing Operațional. Menținerea și încurajarea lucrului în echipă cu responsabilitate și profesionalism, promptitudine și menținerea relațiilor sociale și de comunicare la un nivel cât mai înalt. Creșterea calității serviciilor oferite, consilierea clienților, comunicarea transparentă cu aceștia. Creșterea operativității în cazul rezolvării micilor daune. Asigurare resurse pentru dezvoltarea profesională individuală a angajaților, resurse pentru asigurarea continuității afacerii în condiții economice afectate de crize. Dezvoltarea de agenții și în alte orașe. Educarea/ informarea și angrenarea angajaților în diverse programe/concursuri care să încurajeze activități menite să protejeze mediul pe termen lung. Creșterea implicării în comunitate, a satisfacției angajaților și a clienților. Creșterea vizibilității pe piață.

Motivaționale
Tot înainte! Sunteți PROFI. Momentan toate abordările Autonom sunt la Superlativ. Felicitări pentru implicarea coerentă și pertinentă în domeniile importante. Vă încurajez din plin să păstrați abordarea activității voastre având atenția centrată pe sarcina de îndeplinit a clienților voștri. Spor! Felicitări pentru activitățile desfășurate și sperăm să fim alături în educația celor mici pentru un mediu curat și sănătos. Un an plin de realizări, vă doresc! Echipa care se ocupă de noi este perfectă așa cum este! Keep up the good work! :)

Analizând recomandările primite în anul anterior în urma procesului de consultare a stakeholderilor, se constată implementarea cu succes a majorității propunerilor. Sinteza acestora poate fi regăsită în tabelul alăturat.

Recomandări 2021 (sinteză)	Observații / Prelucrare	Status 2022
Pilon mediu
Achiziționarea de mașini hibride și electrice pentru flota închiriabilă/Electrificarea flotei auto închiriabilă	Este parte din programul de substituție conform Strategiei de Sustenabilitate. Am obținut o finanțare de la Banca Europeană de Investiții, în valoare de 15 mil euro, special în acest scop. Primele auto din cele 200 Tesla comandate, au sosit în primul trimestru al anului 2023.	Realizat și vom continua
Afișarea normei de poluare a fiecărui vehicul în procesele de rent	Este în planul considerat de echipa operațională, atât pentru flota de rent cât și de termen lung.	Implementat, va fi lansat în 2023
Inițiative privind colectarea selectivă în agenții	Am semnat un contract național cu un partener cunoscut în domeniu. Cantitatea de deșeuri colectate selectiv a crescut semnificativ față de anul precedent.	Realizat și vom continua
Reducerea consumului de hârtie prin digitalizarea proceselor	Avem un proiect lansat deja și continuăm digitalizarea proceselor interne	Realizat și vom continua
Promovarea conceptului de ridesharing și a beneficiilor acestuia atât pentru comunitate, cât și pentru mediu	Implementat, prin clienți cu acest obiect de activitate și lansarea unei soluții de corporate car sharing, destinată companiilor.	Realizat și vom continua
Pilon oameni și comunitate
Facilitarea accesului persoanelor cu dizabilități la achiziția/folosirea de autovehicule	Am avut solicitări, vom crea intern un proces simplu care să faciliteze accesul mai rapid în cazul cererilor venite din partea unor părți interesate	Analizăm soluția tehnică
Angajarea persoanelor cu dizabilități	Se lucrează la un ghid și se ia în calcul lansarea acestuia în 2023	În lucru
Implicarea și susținerea activităților de plantare și ecologizare	Suntem implicați și vom fi în continuare	Realizat și vom continua
Acțiuni sportive pentru strângerea de fonduri cu scopul de a sprijini diverse fundații, plantare de copaci, strângerea deșeurilor, etc	Desfășurăm deja proiecte în aceste arii, le vom face mai vizibile și structura intern mai bine.	Realizat și vom continua
Campanie de conștientizare a LGBT	Va fi adresată în Politica de Drepturile Omului	În lucru, redactare politică
Finanțarea unor cursuri/instruiri în ceea ce privește educația sanitară în diverse centre sociale și campanii de susținere a sistemului sanitar	Vom analiza un nou proiect spre potențială lansare în comunitate	Realizat prin Fundația Autonom și vom continua
Proiecte de profesionalizare și dezvoltare personală a corpului profesoral din mediul rural	Am dezvoltat și vom dezvolta în continuare programe de mentorat pentru profesori (de exemplu, Teach for Romania)	Realizat și vom continua
Promovarea activităților de voluntariat și a celor cu impact asupra comunității locale, astfel încât și alți colaboratori, vecini sau clienți să poată veni în ajutor și să contribuie la succesul proiectului propus.	Vom crește vizibilitatea pentru acestea, le adresăm deja intern, am extins invitația de implicare și către părți interesate externe.	Realizat și vom continua
Pilon afacere sustenabilă și guvernanță
Abordarea pe termen lung a proiectelor de investiții “verzi”, a finanțărilor “verzi”, obligațiuni “verzi”	Este parte din dezvoltarea Strategiei de Sustenabilitate lansată în anul 2021. Prospectăm constat piața în analiză de oportunități “verzi”.	Realizat și vom continua
Siguranța clienților	Dezvoltăm intern cursuri de conducere preventivă, pe care le-am extins și către parteneri. Vom continua. E important pentru noi, dar și pentru clienții noștri	Realizat și vom continua