1.3. Etică în Afaceri și Transparență

Explicarea impactului

Gestionarea impactului

Politicile și procedurile interne au fost dezvoltate astfel încât să urmărească respectarea cu strictețe a reglementărilor legislative în vigoare naționale și internaționale și în același timp, să adoptăm cele mai înalte standarde în direcția unor practici responsabile de mediu și sociale. Implementarea într-o modalitate corectă reprezintă o prioritate majoră pentru compania noastră, altfel spus suntem foarte atenți la respectarea tuturor aspectelor cuprinse în codul nostru de conduită profesională și în politicile dezvoltate de corporație, precum și la transparența în ceea ce privește diversitatea.

Am inclus sustenabilitatea în toate structurile noastre și am implementat în acest sens o serie de valori și principii prin care ne ghidăm activitatea:

• Onestitatea și integritatea sunt fundamentale pentru evoluția companiei și implementăm atât preocuparea pentru conformarea legală, cât și pentru responsabilitatea pentru un comportament etic și integritate în toate acțiunile pe care le întreprindem.
• Suntem adaptabili, flexibili și corecți în interacțiunile pe care le avem, ne asumăm acțiunile și deciziile pe care le luăm și facem ce este necesar pentru a ne ajuta clienții.
• Practică de anticorupție și anti-mită, prin care toate relațiile cu partenerii noștri sunt bazate pe onestitate și etică, corectitudine, respectarea drepturilor omului, transparență și conformare cu legile și reglementările aplicabile. Astfel, interzicem și condamnăm orice formă de corupție, mită sau șantaj și avem grijă la conflictele de interese sau interesele personale din operațiunile de business.

În acest sens am dezvoltat politici aferente, precum și o serie de proceduri ce permit punerea lor în aplicare. Comunicarea acestora intern și extern reprezintă modalitatea în care preîntâmpinăm neconformitățile și avem o serie de documente care ne ajută să le implementăm:

1. Cod de Conduită
2. Contract colectiv de muncă
3. Regulament de ordine interioară
4. Politici specifice precum cea în domeniile Calitate – Protecția Mediului – Sănătate și securitate ocupațională, Politică de remunerare, Politică de dividende, Politică de achiziții, Politică de whistleblowing și Politică împotriva Sclaviei moderne și a traficului de ființe umane.

Politica de whistleblowing sau intern cunoscută sub denumirea de ”Politica de Raportare a Abaterilor Semnalate la Nivelul Autonom Services S.A.” stabilește modul în care Autonom Services SA sprijină angajații și orice parte interesată să facă cunoscute abaterile semnalate, cu impact asupra companiei, să își poată exprima în siguranță preocupările, să știe pe cine să contacteze, care este modalitatea concretă de raportare și de ce drepturi beneficiază cei care raportează, precum și care sunt măsurile de siguranță care sunt aplicabile în cazul în care efectuează o astfel de raportare.

Politicile noastre au fost elaborate cu consensul și implicarea mai multor părți interesate interne și au fost aprobate de management după o verificare minuțioasă. Acestea sunt comunicate intern și extern prin diferite metode și medii de business și pot fi consultate în secțiunea dedicată din website: Politici Autonom.

Integrăm angajamentele noastre din Politicile Autonom prin dezvoltarea de procese interne operaționale de control și susținere permanentă. Fie că sunt asimilate în procesele din cadrul sistemului integrat de management al calității, mediului, sănătății și securității ocupaționale, acestea sunt operaționalizate și susținute de mecanisme transversale lansate de mai multe departamente. Angajamentele specifice legate de resurse umane sunt susținute de liderii de departamente, iar cele care implică și angajamente privind activitățile cu părți interesate externe vin în special din partea managementului și departamentelor comerciale, dar și din partea departamentelor suport, cum ar fi, de exemplu, marketing și comunicare, sustenabilitate, financiar sau operațional.

La nivelul fiecărui departament, liderii au preocupări zilnice de a coordona activitățile și a-și susține personalul pentru a crea practici de business responsabile astfel încât organizația să nu aibă de suferit.

În situația în care există încălcări ale angajamentelor din politici există mecanisme interne prin care acestea sunt adresate și soluționate. Fie că acestea vin ca reclamații interne sau externe ele sunt supuse unor analize interne și soluționări specifice, în care managementul este implicat activ.

Etică în afaceri și transparență

Identificăm acest aspect de materialitate ca fiind fundamentul companiei noastre. Suntem în mod clar devotați respectării și promovării tuturor motivațiilor noastre privind afacerea noastră: etică puternică, transparență și integritate.

Am urmărit să dezvoltăm un model de business sustenabil fiind pe deplin conștienți că doar printr-o abordare etică în afaceri, cu respectarea tuturor drepturilor omului și prin dezvoltarea unor practice de business responsabile, putem să fim aproape și să răspundem nevoilor clienților, angajaților și comunităților din care facem parte.

Transparenţa este, de asemenea, o valoare esenţială în Autonom, deoarece 90% din informaţii sunt accesibile în sistemul intern al Autonom și fiecare decizie de management este derivată din valorile companiei.

Compania și-a asumat angajamentul de a-și desfășura activitatea în conformitate cu legislația și reglementările locale și internaționale, conform standardelor și liniilor directoare ale principalelor organisme internaționale, precum Organizația Națiunilor Unite (ONU). Aspectele urmărite reprezentând în mod special abordarea cu onestitate, transparență, integritate și profesionalism relațiile de afaceri, precum și abordările legate de drepturile omului, condițiile de muncă, aspecte sociale și de mediu, anticorupție și legislație în domeniul concurenței.

Iniţiativa UN Global Compact

Autonom a aderat la Pactului Global al Națiunilor Unite, cea mai mare inițiativă pentru sustenabilitate corporativă din lume. Compania și-a luat angajamentul să sprijine cele Zece Principii ale acestei inițiative privind drepturile omului, mediu, bună guvernanță și combaterea corupției, dar și să contribuie la atingerea celor 17 Obiective de Dezvoltare Sustenabilă, incluse de către Organizaţia Naţiunilor Unite în Agenda de Dezvoltare Sustenabilă 2030.

Drepturile omului

P1: să respecte și să sprijine protecția drepturilor universale ale omului și

P2: să se asigure că nu sunt complici ale abuzurilor în ceea ce privește drepturile omului.

Muncă

P3: să susțină libertatea de asociere și să recunoască efectiv dreptul de negociere colectivă;

P4: să susțină eliminarea tuturor formelor de muncă forțată și obligatorie;

P5: să susțină eliminarea efectivă a muncii desfășurate de către minori;

P6: să susțină eliminarea discriminării în ceea ce privește angajarea și ocuparea forței de muncă.

Mediu

P7: să promoveze o abordare preventivă a provocărilor legate de protecția mediului înconjurător;

P8: să întreprindă acțiuni pentru promovarea unei responsabilități solide față de mediu;

P9: să încurajeze dezvoltarea și promovarea tehnologiilor prietenoase cu mediul.

Anticorupție

P10: să lupte împotriva tuturor formelor de corupție, inclusiv extorcarea și darea de mită.

Iniţiativa Angajament pentru Mediu

În luna iunie, Autonom s-a alăturat iniţiativei Angajament pentru Mediu, dezvoltată de către eMAG, Fundaţia Conservation Carpathia și GreenTech, prin care organizaţiile își asumă reducerea amprentei de carbon și acţiuni specifice în acest sens.

Mai multe detalii puteţi găsi aici.

Susținem cele 17 Obiective Globale de Dezvoltare Durabilă

Obiectivele de dezvoltare durabilă (ODD-uri) au fost adoptate de Națiunile Unite cu scopul de a face față provocărilor majore cu care umanitatea se confruntă la nivel mondial. Ne-am concentrat de-a lungul timpului investițiile în comunitate pe cinci direcții prioritare: educație, mediu, sport, cultură și educație de business. Zonele cheie unde compania are un impact major sunt asociate cu 8 dintre cele 17 obiective: energie curată și la prețuri accesibile, industrie, inovație și infrastructură, orașe și comunități durabile, acțiune climatică, viața terestră, educație de calitate, muncă și creștere economică și parteneriate.

Politică în domeniul calității - protecția mediului - sănătate și securitate ocupațională

Punem un accent major pe aspectele de importanță materială atât pentru Autonom, cât și pentru părțile interesate. Scopul nostru este acela de a asigura produse/procese/servicii în condiții de deplină securitate, atât pentru factorul uman, cât și pentru mediul înconjurător, respectând cerințele clienților noștri. În centrul preocupărilor noastre se află permanent:

• Calitatea serviciilor oferite clienților noștri, în vederea încrederii și satisfacției acestora,
• Omul care are dreptul la o viață sănătoasă într-un mediu adecvat și

• Mediul și resursele lui naturale, care trebuie protejate și valorificate cât mai eficient.

Astfel, pentru a sprijini angajamentul nostru față de clienți, angajați și mediul înconjurător, organizația a implementat în 2021 o politică integrată de calitate-mediu-securitate în muncă, care atestă conformarea sistemului de management cu standardele:

• ISO 9001:2015 „Sistemul de management al calității”;
• ISO 14001:2015 „Sistemul de management al mediului”,
• ISO 45001: 2018 „Sănătate și securitate ocupațională”.

Pentru satisfacerea cerințelor partenerilor noștri și pentru obținerea performanțelor economice, ne angajăm să revizuim periodic politica în domeniul calității -protecția mediului - sănătate și securitate ocupațională pentru a fi în permanență adecvată realităților din organizație. Planul de acțiune stabilit pentru 2022:

• Formarea de personal specializat în domeniul QMS;
• Elaborarea și transmiterea chestionarelor de evaluare a satisfacție clienților;
• Asigurare de personal calificat pentru SSM;
• Îmbunătățire capacitate de răspuns în situații de urgență.

Având în vedere expunerea ridicată a șoferilor din diviziile noastre la pericolele din trafic, atenția noastră a fost menținută asupra regulilor de conduită de siguranță în trafic rutier. Organizăm intern un Curs de conducere preventivă, voluntar pentru toți angajații, dar obligatoriu pentru cei care au fost implicați într-un accident rutier și este în responsabilitatea acestora să îl efectueze cu o recurență anuală.

Politică anticorupție și anti-mită

Autonom are mai multe principii și valori fundamentale care stau la baza unor practici comerciale corecte și loiale și, prin urmare, este important ca acestea să fie respectate, în toate filialele sale, diviziunile și societățile afiliate. Unul dintre aceste principii este toleranță zero față de mită și acte de corupție, oriunde și sub orice formă ar putea fi întâlnite. În acest sens, toate relațiile noastre cu partenerii noștri sunt bazate pe onestitate și etică, corectitudine, respectarea drepturilor omului, transparență și conformare cu legile și reglementările aplicabile.

La nivelul companiei, comportamentul pe care îl așteptăm de la toți angajații noștri face parte din Regulamentul Intern al Autonom și din politica definită recent, în acest scop. (Politica poate fi consultată în integralitate accesând următorul link).

În 2022 nu au existat incidente confirmate în care să fie implicați angajați ai companiei, incidente care să conducă la întreruperea raporturilor de colaborare cu partenerii de afaceri sau acțiuni în instanță îndreptate împotriva companiei.

Antitrust și concurență

Autonom respectă principiile și regulile unei concurențe libere și loiale și se conformează legislației concurenței, fără a exclude orice comportament anticoncurențial și abuzul de poziție dominantă pe piață. Susținem competiția onestă și compania nu tolerează sub nicio formă încălcarea legislației de către angajații săi sau partenerii de afaceri. Toate relațiile de business pe care le dezvoltăm se desfășoară în conformitate cu legile antitrust și legile concurenței aplicabile și ne alegem partenerii contractuali pe baza calității, prețului și potrivirii serviciilor acestora cu nevoile noastre.

În 2022 nu au fost înregistrate acțiuni legale care să aibă incidente de încălcare a legislației privind concurența.

Politica de achiziții

Autonom face în mod continuu toate demersurile pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur și sănătos pentru toți angajații și de asemenea, încurajăm furnizorii să ia toate măsurile rezonabile pentru aplicarea politicilor de sănătate și siguranță. Am inclus și evaluarea performanței furnizorilor prin prisma impactului de mediu și social.

De asemenea, suntem atenți la relațiile pe care le dezvoltăm cu furnizorii și respectăm principii de:

• Sănătate și siguranță
• Muncă și Drepturile Omului
• Antitrust și Concurență
• Anticorupție și luare de mită
• Protecția Datelor

Aceasta poate fi consultată integral la următorul link.

Politica whistleblowing

Autonom și-a luat angajamentul de a respecta cele mai înalte standarde de transparență, etică, probitate și responsabilitate, acestea reprezentând veritabile valori ale companiei. Un aspect cheie al asigurării acestor valori este reprezentat de un mecanism care să permită personalului, respectiv colaboratorilor companiei, să își exprime preocupările relative la abaterile semnalate la nivelul mediului de lucru, abateri deja comise sau care sunt susceptibile să se producă, într-un mod responsabil și eficient. A fost dezvoltată în acest sens o politică care stabilește modul în care este sprijinită raportarea oricăror abateri, cu impact asupra companiei, exprimarea în siguranță a preocupărilor, cunoașterea modalității concrete de raportare și drepturile de care beneficiază raportorii, precum și care sunt măsurile de siguranță aplicabile în cazul unei eventuale raportări. Principiile care guvernează protecția raportărilor privind încălcările sunt: principiul legalității, responsabilității, imparțialității, bunei administrări și cel al echilibrului.

Pentru a pune la dispoziție un instrument eficient de raportare, începând cu anul 2023 va fi disponibil și un canal de raportare online, accesibil oricărei persoane interesate prin accesarea următorului link. Acest canal de raportare este conceput, instituit și gestionat în condiții de siguranță, astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității persoanei care efectuează raportarea și a oricărei părți terțe menționate în raportare, precum și a persoanei vizate și să se împiedice accesul la acesta al membrilor neautorizați ai personalului.

Politica de dividende

Autonom are o Politică de dividende prin care reglementează modalitatea de distribuire a dividendelor către Acționari și principiile pe care se bazează plata către Acționari. Compania își asumă angajamentul de a respecta Principiile de Guvernanță Corporativă aplicabile emitenților ale căror valori mobiliare se tranzacționează pe Sistemul Multilateral de Tranzacționare operat de Bursa de Valori București în calitate de operator de sistem.

Aceasta poate fi consultată integral la următorul link.

Politica de remunerare

Politica are ca principale scopuri și obiective respectarea principiului echității și transparenței în ceea ce privește liniile directoare referitoare la remunerarea persoanelor responsabile de conducerea societății și contribuie la strategia de afaceri a Autonom Services, precum și la sustenabilitatea și interesele pe termen lung.

Remunerația reflectă aplicarea principiului proporționalității, astfel încât cuantumul acesteia se raportează la dimensiunea, natura, organizarea internă, sfera și complexitatea activităților desfășurate. Politica își propune să reglementeze un mod transparent și obiectiv de evaluare și remunerare a membrilor Consiliului de administrație și a Directorului General al Societății într-o manieră care să asigure competitivitate pe piață și să acorde investitorilor posibilitatea de a avea acces la informații ce țin de structura internă de conducere.

Detalii integrale despre politica de remunerare puteți găsi în secțiunea dedicată din website.

Eficacitatea acțiunilor întreprinse

La nivelul Autonom se desfășoară periodic instruiri specifice sau informări specifice legate de politicile și practici corecte de business. Câteva exemple de activități de instruire oferite intern sau extern, de către diverși colaboratori pe care le-au făcut angajații sunt: seminar prevenirea și combaterea spălării banilor, seminar de fiscalitate, etică profesională, control fiscal și instruire SSM/SU (Securitate și Sănătate în Muncă/Situații de Urgență).